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Archivordnung | | | | Anschrift | Pfarrer Geert Franzenburg
An der Apostelkirche 1-3
48143 Münster
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| Telefon | (0 2 51) 5 10 28 17 |
| E-Mail | |
| | Archivbenutzungsordnung des
Kirchenkreises Münster
Der Kirchenkreis Münster erlässt aufgrund von § 10 Abs. 3 des Ausführungsgesetzes zum Archivgesetz vom 16. November 1989 (KABI. 5. 178) die nachstehende
Ordnung
für die Benutzung kirchlichen Archivgutes (Archivbenutzungsordnung)
§1
Zulassung zur Benutzung
(1) Das kirchliche Archivgut, Findbehelfe und wissenschaftliche Begleitliteratur stehen zur amtlichen und nichtamtlichen Benutzung zur Verfügung.
(2) Die Benutzung kann jedem gewährt werden, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, insbesondere ein kirchliches, wissenschaftliches, rechtliches oder familiengeschichtliches Interesse.
(3) Für Dienststellen. die nicht zur evangelischen Kirche gehören, ist die amtliche Benutzung nur zulässig, wenn die Gegenseitigkeit gewährleistet ist.
Kirchliches Amtsblatt der Evangelischen Kirche von Westfalen Nr. 5 vom 30. April 2002
§2
Benutzungsantrag
(1) Die Benutzung von Archivgut ist schriftlich bei dem Kirchenkreis zu beantragen. Der Antrag muss Angaben zur Person des Benutzers und ceeebenenfalls seines Auftraggebers, zum Forschunus2eeen stand und Benutzungszweck und darüber enthalten, ob und wie die Forschungsergebnisse ausgewertet werden sollen.
(2) Mit dem Antrag verpflichtet sich der Antragsteller, die Benutzerordnung einzuhalten.
(3) Für jeden Forschungsgegens tand ist ein aesonderter schriftlicher Antrag zu stellen.
(4) Treten Anderungen zu den Angaben des Antrages während der Benutzungszeit auf, so sind diese in einem neuen Antrag aufzuführen.
(5) Benutzer haben sich auf Verlangen jederzeit auszuweisen.
(6) Wünscht ein Benutzer andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu seinen Arbeiten heranzuziehen, so ist von diesen jeweils ein besonderer Antrag zu stellen.
§3
Benutzungserlaubnis
(1) Über den Benutzungsantrag entscheidet der Superintendent. Die Benutzungserlaubnis kann mündlich oder schriftlich erteilt werden.
(2) Die Benutzungserlaubnis kann mit Auflagen und Bedingungen verbunden werden. Sie gilt jeweils bis zum Ende des laufenden Kalenderjahres.
(3) Bei Benutzung von Archivgut. das noch Schutzfristen unterliegt, hat der Benutzer schriftlich zu erklären, dass er die Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie den Schutz berechtigter Interessen Dritter beachten wird und dass er für die Verletzung dieser Rechte und Interessen einsteht.
(4) Der Benutzer verpflichtet sich, von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivgut verfasst worden sind, diesem unverzüglich nach Fertigstellung ein Belegexemplar unaufgefordert und unentgeltlich zu überlassen.
§4
Widerruf der Benutzungserlaubnis
Die Benutzungserlaubnis kann widerrufen werden, wenn
1. die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
2. nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung geführt hätten,
3. die Auflagen oder Bedingungen nicht erfüllt werden,
4. der Benutzer gegen die Benutzungsordnung verstößt.
§5
Benutzungsbeschränkung
(1) Die Benutzungserlaubnis ist zu versagen, wenn
1. gesetzliche Bestimmungen, Verwaltungsvorschriften oder Anordnungen der abgebenden Stellen entgegenstehen.
2. das Archivgut Geheimhaltungsvorschriften unterliegt,
3. für Deposita amtlicher oder Archivgut privater Herkunft entsprechende Vereinbarungen getroffen worden sind.
(2) Die Benutzungserlaubnis ist ferner zu versagen, wenn
1. Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Benutzung das Wohl der Evangelischen Kirche in Deutschland oder einer ihrer Gliedkirchen gefährdet würde,
2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen,
3. die begründete Vermutung besteht, dass der Antragsteller die Erklärung nicht einhalten will oder kann, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie den Schutz berechtigter Interessen Dritter zu beachten oder für die Verletzung dieser Rechte einzustehen.
4. das Archiv oder das gewünschte Archivgut nicht benutzbar oder durch die Benutzung gefährdet ist.
Die Benutzung von Archivgut ist in der Regel nicht zu gestatten, wenn
1. ein unverhältnisrnäßiger Verwaltungsaufwand erforderlich wäre,
2. der mit der Benutzung erfolgte Zweck durch die Einsichtnahme in Reproduktionen, Druckwerke oder andere Veröffentlichungen erreicht werden kann,
3. geeignete Räume und Aufsicht nicht zur Verfügung stehen.
(4) Wird die Benutzung erlaubt, ist schriftlich festzuhalten, welches Archivgut mit welchen Auflagen und Bedingungen vorgelegt worden ist.
(5) In Zweifelsfällen ist der Rat des Landeskirchlichen Archivs einzuholen.
§6
Schutzfristen
(1) Archivgut amtlicher Herkunft darf erst 30 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden, soweit im Einzelfall nicht andere Schutzfristen gelten. Bei einer Mehrzahl von Schriftstücken, die untrennbar vereinigt sind (Akten). rechnet die Schutzfrist vom Zeitpunkt der Entstehung des jüngsten Schriftstückes.
(2) Archivgut amtlicher Herkunft, das sich nach seiner Zweckbestimmung auf natürliche Personen bezieht, darf durch Dritte erst 30 Jahre nach dem Tode des Betroffenen benutzt werden. Ist das Todes-jahr nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen. endet die Schutzfrist 110 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Die Vorschriften des kirchlichen Datenschutzgesetzes gelten auch für archivierte Dateien mit personenbezogenen Daten.
(3) Archivgut darf vor Ablauf der Schutzfristen ohne Einwilligung des Betroffenen oder seines Rechtsnachfolgers nur benutzt werden, wenn die Benutzung zu wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Belange erfolgt; durch entsprechende Maßnahmen sind die schutzwürdigen Belange Betroffener angemessen zu berücksichtigen. Die Benutzung kann vom Superintendenten auf schriftlichen Antrag gestattet werden.
(4) Für Archivgut privater Herkunft gelten die besonderen Bestimmungen des Ubernahmevertrages.
(5) Schutzfristen gelten nicht für solches Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt war.
(6) Findbehelfe für geschütztes Archivgut dürfen vor
Ablauf der Schutzfristen nur mit Genehmigung des
Superintendenten zur Benutzung vorgelegt werden.
§7
Benutzung von Kirchenbüchern
(1) Kirchenbücher gelten als Archivgut amtlicher Herkunft, das sich nach seiner Zweckbestimmung auf natürliche Personen bezieht.
(2) Kirchenbücher nach dem In-Kraft-Treten des Personenstandsgesetzes am 1. Januar 1876 sind nur zur Ermittlung der kirchlichen Amtshandlungen zu benutzen. Ausnahmen im Rahmen des Personenstandsrechtes sind möglich, wenn die entsprechenden standesamtlichen Unterlagen nachweislich vernichtet oder verschollen sind.
(3) Die kirchenbuchführenden Stellen sind nicht verpflichtet, aus den Kirchenbüchern vor 1876 für familienkundliche Zwecke Stammbäume zu erstellen. Sie sind gehalten, Auskünfte mit bis zu drei einzelnen Daten zu erteilen, wenn die Person oder das Geschehnis, worüber eine Auskunft erbeten wird, so genau bezeichnet ist, dass das Auffinden in den Kirchenbüchern ohne großen Zeitaufwand möglich ist.
(4) Ist eine Ersatzüberlieferung der Kirchenbücher (z. B. Mikrofilme oder Mikrofiches) vorhanden, besteht kein Anspruch auf die Benutzung der Originalkirchenbücher.
§8
Gebühren und Auslagen
Gebühren und Auslagen für die Inanspruchnahme des Archivs werden nach der Gebührenordnung für die Benutzung des Archivs in der jeweils geltenden Fassung erhoben.
§9
Benutzung im Archiv
(1) Archivgut. Findbehelfe und Bücher dürfen nur in dem dazu bestimmten Raum zu festgelegter Zeit unter Aufsicht benutzt werden.
(2) Archivgut ist schriftlich zu bestellen. Soweit
Bestellzettel bereitliegen, sind diese zu benutzen.
Grundsätzlich wird nur eine begrenzte Anzahl von
Archivalien vorgelegt.
(3) Die Archivalien. Findbehelfe und Bücher sind sorgfältig und behutsam zu behandeln: jede Veränderung oder Gefährdung des bestehenden Zustandes ist zu unterlassen, insbesondere das Anbringen von Vermerken. Strichen oder Zeichen irgendwelcher Art, das Anfertigen von Handpausen oder die Verwendung als Schreibunterlage. Entdeckt der Benutzer Schäden, Verluste, Unstimmigkeiten oder unrichtig eingefügte Schriftstücke. so hat er den Aufsichtsführenden davon zu unterrichten.
(4) Technische Hilfsmittel des Archivs stehen, soweit der Dienstbetrieb es zulässt, dem Benutzer zur Verfügung. Ein Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht. Eigene technische Hilfsmittel darf der Benutzer nur mit Genehmigung verwenden.
§ 10
Benutzung fremden Archivgutes
Für die Benutzung von Archivgut, das von anderen Archiven und Einrichtungen übersandt wird, gelten die gleichen Bestimmungen wie für archiveigenes Archivgut. sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen macht. Die Kosten der Versendung und anfallende Gebühren trägt der Benutzer.
§ 11
Mündliche und schriftliche Auskünfte
Das Archiv berät und erteilt Auskünfte auf Anfragen, soweit der Dienstbetrieb dadurch nicht beeinträchtigt wird. Bei der Anfrage sind Gegenstand und Zweck genau anzugeben.
§12
Benutzung von Reproduktionen
(1) Im Rahmen der Benutzung kann der Benutzer auf eigene Kosten Reproduktionen von uneingeschränkt für die Benutzung freigegebenem Archivgut im Rahmen der technischen und personellen Möglichkeiten des Archivs herstellen lassen. Das Archiv entscheidet, ob und nach welchem Verfahren Reproduktionen möglich sind. Schnellkopien können bei entsprechender Eignung der Archivalien mit besonderer Genehmigung des Archivleiters von dem Benutzer selbst angefertigt werden.
(2) Ein Anspruch auf Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Die Genehmigung zur Anfertigung von Reproduktionen schließt nicht die Uberlassung der Negative ein.
(3) Reproduktionen ganzer Archivalieneinheiten sind grundsätzlich nicht gestattet.
(4) Die ausgehändigten Reproduktionen dürfen nur mit Zustimmung des Archivs veröffentlicht. dupliziert oder an Dritte weitergegeben werden. Bei Veröffentlichung oder Vervielfältigung sind stets das Archiv und die Archivsignatur des Originals anzugeben.
(5) Die Weiterverwendung der Reproduktionen für ein anderes als das beantragte Forschungsvorhaben bedarf der ausdrücklichen Zustimmung.
(6) Dem Kirchenkreis steht ein Rückforderungsrecht nach Gebrauch der Reproduktionen zu.
§ 13
Versendung von Archivgut
(1) Zur nichtamtlichen Benutzung darf Archivgut nur in begründeten Ausnahmefällen und nur an hauptamtlich verwaltete auswärtiee Archive versandt werden. Die Versendung an andere Einrichtungen ist nicht zulässig, es sei denn zur amtlichen Benutzung.
(2) Die Benutzung des versandten Archivgutes richtet sich nach den Vorschriften dieser Benutzungsordnung. (3) Von der Versendung ausgeschlossen ist Archivgut. das
1. Benutzungsbeschränkungen unterliegt,
2. wegen seines hohen Wertes. seines Ordnungs- und Erhaltungszustandes. seines Formates oder aus anderen konservatorischen oder Sicherheitsgründen nicht zur Versendung geeignet ist,
3. häufig benutzt wird.
4. noch nicht abschließend verzeichnet ist.
(4) Die Herstellung von Reproduktionen aus versandtem Archiveut bedarf der Genehmigung des versendenden Archivs.
§ 14
Ausleihe von Archivgut
(1) Zu Zwecken der Offentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen, kann Archivgut unter bestimmten Bedingungen und Auflagen befristet ausgeliehen werden. Uber die Ausleihe ist zwischen dem Leihgeber und dem Entleiher ein Leihvertrag abzuschließen. In Zweifelsfällen ist der Rat des Landeskirchlichen Archivs einzuholen.
(2) Archivgut kann auch zur vorübergehenden Benutzung an ein beaufsichtigtes Archiv ausgeliehen werden. Dauer der Ausleihe und Umfang des Archivgutes sind schriftlich festzuhalten.
§ 15
In-Kraft-Treten
Diese Benutzungsordnung tritt nach Genehmigung gemäß Art. 104 der Kirchenordnung der Ev. Kirche von Westfalen durch das Landeskirchenamt und Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt in Kraft.
Münster. 5. März 2002
Kirchenkreis Münster
(L. 5.) Dr. Beese Barenhoff
In Verbindung mit dem Beschluss des Kreissynodalvorstandes des Evangelischen Kirchenkreises Münster vorn 20. Dezember 2001 wird die Ordnung für die Benutzung kirchlichen Archivgutes (Archivbenutzungsordnung) kirchenaufsichtlich genehmigt.
Bielefeld, 18. März 2002
Evangelische Kirche von Westfalen
Das Landeskirchenamt
In Vertretung
(L. 5.) Dr. Heinrich
Az.: 456 / Münster X A
Archivgebührenordnung des
Kirchenkreises Münster
Der Kirchenkreis Münster erlässt aufgrund von § 10 Abs. 3 des Ausführungsgesetzes zum Archivgesetz vom 16. November 1989 (KAB1. 5. 178) die nachstehende
Gebührenordnung für die Benutzung des Archivs
(Archivgebührenordnung)
§1
Gebühren- und Kostenerstattungspfiicht
(1) Für die Benutzung des im kirchlichen Besitz befindlichen Archivgutes einschließlich der Kirchenbücher werden Gebühren erhoben.
(2) Gleiches gilt für das Recht auf Wiedergabe und
Reproduktion von Archivalien unbeschadet der
Ansprüche Dritter.
(3) Die dem Archiv durch die Benutzung entstehenden Kosten und Auslagen sind zu erstatten.
§2
Gebührenptlicht
Gebühren werden jeweils unabhängig voneinander erhoben
1. bei Benutzung in den Diensträumen
a) für private Zwecke, an denen kein öffentliches Interesse besteht (z. B. genealogische Arbeiten),
b) bei Regestierung und Ubersetzung fremdsprachlicher Texte.
2. bei mündlichen und schriftlichen Auskünften,
3. bei Benutzung in anderen kirchlichen oder staatlichen Archiven, an die die Archivalien zu diesem Zweck versandt werden.
4. für das Recht auf Wiedergabe und Reproduktion von Archivgut.
§3
Gebührenbefreiung
(1) Gebühren werden nicht erhoben von kirchlichen, staatlichen und kommunalen Dienststellen, soweit ein amtliches Interesse vorliegt, die Gegenseitigkeit gewährleistet ist und die Benutzung in eigener Sache erfolgt.
(2) Gebühren können aus Billigkeitsgründen ermäßigt oder erlassen werden. Sie werden nicht erhoben, wenn die Inanspruchnahme des Archivs sich in vertretbarem Umfang hält und der wissenschaftlichen Forschung dient oder ein öffentliches Interesse besteht.
§4
Kostenerstattung
Die Auslagen und Kosten, die dem Archiv durch Dienstleistungen oder auch durch Beauftragung Dritter im Namen des Benutzers entstehen, sind gemäß §1 Abs. 3 zu erstatten
Kosten sind insbesondere zu erstatten für
1. die Wiedergabe bzw. Vervielfältigung.
2. die Ausfertigung bzw. Beglaubigung von Urkunden und Abschriften,
3. den Versand von Archivgut,
4. für den Gebrauch technischer Hilfsmittel
§5
Fälligkeit
Die Gebühren und Kostenerstattungen werden mit dein Tätigwerden des Archivs fällig, unabhängig vom Erfolg der Forschung. Das Archiv kann angemessene Vorschüsse auf die Gebühren und Auslagen verlangen. Die Höhe der Lur Zeit geltenden Gebühren regelt die Anlage.
§6
In-Kraft-Treten
Diese Gebührenordnung tritt nach Genehmigung gemäß Art. 104 der Kirchenordnung der Ev. Kirche von Westfalen durch das Landeskirchenamt und Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt in Kraft.
Münster, 5. März 2002
B. Benutzungsgebühren
1. Benutzung in den Diensträumen für jeden
angefangenen Tag 2,50 Euro
2. Wiedergabe oder Vervielfältigung von Archivgut zu gewerblichen Zwecken für jede Seite der Vorlage
a) im Buchdruck, Zeitschriften- und Zeitungsdruck, als Bucheinband, Schallplattenhülle, Plakat Kunstblatt. als Postkarte
mindestens 25,00 Euro/höchstens 250,00 Euro;
3. b) in Film. Fernsehen oder anderen visuellen Medien für jedes zur Verfügung gestellte Blatt oder Bild
mindestens 5,00 Euro/höchstens 125,00 Euro;
4. Für den Gebrauch technischer Hilfsmittel wie Lesegerät. Quarzlampe etc. gilt der Grundsatz der Kostendeckung. Der Mindestsatz beträgt je angefangene Stunde 2,50 Euro;
In Verbindung mit dem Beschluss des Kreissynodalvorstandes des Evangelischen Kirchenkreises Münster vom 20. Dezember 2001 wird die Gebühren-ordnung für die Benutzung des Archivs (Archivgebührenordnung) kirchenaufsichtlich genehmigt.
Bielefeld. 18. März 2000'
(L.S.)
Kirchenkreis Münster
Dr. Beese Barenhoff
Anlage zur Gebührenordnung für die
Benutzung des Archivs
(Archivgebührenordnung)
A. Verwaltungsgebühren
1. Mündliche oder schriftliche Auskunft, die nur durch Heranziehung von Archivgut oder Kirchen-büchern erteilt werden kann, beim Tätigwerden für jede angefangene Stunde der aufgewendeten Arbeitszeit
mindestens 10,00 / höchstens 25,00 Euro;
2. Fertigung einer Abschrift und eines Auszuges aus Archivalien, Ubertragung in heutiger Schrift oder einfache Ubersetzung je nach Schwierigkeit für jede Seite
mindestens 2,50 / höchstens 25.00 Euro;
3. Auszug aus einem Kirchenbuch 5,00 Euro;
4. Beglaubigung einer Abschrift, eines Auszuges oder einer Ablichtung 2,50 Euro;
5. Bei Versendung von Archivalien je Archivalieneinheit 3,00 Euro; + Portoauslagen
6. Anfertigung einer Ablichtung
durch einen Mitarbeiter des Kirchenkreises je 0,25 Euro;
durch den Benutzer je 0,10 Euro;
Anfertigung von Ablichtungen
von Mikrofilm- und Mikroficheaufnahmen
Evangelische Kirche von Westfalen Das Landeskirchenanit
(L. 5.) Az.: 456/MünsterXA
In Vertretung Dr. Heinrich
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